广东开放大学附属职业技术学校  

学生资助工作档案管理暂行办法  

第一章  总则  

第一条 为加强我校学生资助档案管理，根据我校学生资助工作实际，制定本办法。  

第二条 学校学生资助档案是指我校学生资助工作中形成的对学生资助管理工作有保存价值的各种文字、图表、声像、证明材料、电子资料、原始数据等历史记录。  

第三条 学生资助档案管理遵循统一领导、分级负责的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。  

第四条 学生资助档案工作是学生资助工作的重要组成部分，各分校应加强对本校学生资助档案工作的领导，确保学生资助档案的全面建立和完善。  

第二章 学生资助档案的构成  

第五条 学校学生资助档案分为受助学生信息档案及资助财务档案，受助学生信息档案原则上由分校资助工作管理部门存放保管，资助财务档案由分校财务部门存放保管。  

（一）受助学生信息档案是指学生免学费、国家助学金的申请审批表、户籍资料复印件、公示资料以及其他相关材料。  

（二）资助财务档案是指免学费及国家助学金的收入凭证、学费退还凭证、国家助学金的发放凭证、中职资助卡学生签领表等材料。  

第六条 受助学生信息档案的归档材料主要包括以下几类：  

（一）工作文件  

1. 国家、省资助相关文件及有关材料；  

2. 学校学生资助组织机构文件和制定的有关学生资助管理文件；  

3. 学校学生资助管理机构人员分工及职责。  

（二）免学费材料  

1. 《广东省中等职业学校学生免学费申请表》（在新生入学的第一年进行填写，作为申请凭证）；  

2. 学生户口本、身份证复印件，以上材料装订在《广东省中等职业学校学生免学费申请表》后；  

3. 《中等职业学校免学费学生名单公示表》，其中涉农专业、农村（县镇非农）、城市家庭经济困难以及残疾学生须分类汇总；  

4. 公示影像资料，包含免学费纸质公示表进行公示时的照片以及每学年班级集体照等影像资料（光碟、电子档以及冲洗照片皆可）；每学年班级集体照为学生在读期间以班级为单位的集体照（每个学年拍一次，三个学年拍三次，第三学年集体照可在学生第二学年末离校前进行拍摄）；  

5. 物价部门批准的学校分专业收费标准材料；  

6. 学籍和免学费信息确认表（每学年公示之后进行签名确认，三个学年合计确认三次，第三学年的确认表可在学生第二学年末离校前进行签名确认，“学籍和免学费确认表”与申请材料一同装盒存档）。  

（三）国家助学金材料  

1. 《广东省中等职业学校国家助学金申请审批表》；  

2. 学生户口本、身份证复印件和家庭经济困难证明材料，以上材料装订在《广东省中等职业学校学生国家助学金申请表》后；  

3.《国家助学金受助学生公示名单》；  

4. 公示影像资料，包含国家助学金纸质公示表进行公示时的照片的影像资料（光碟、电子档以及冲洗照片皆可）；  

5. 国家助学金信息确认表（在国家助学金受助学生公示名单通过公示之后发国家助学金信息确认表给学生进行签名确认）。  

第七条 财务档案归档材料主要包括以下几类：  

（一）免学费材料  

1. 免学费补助授权支付到账通知书及资金下达文件等；  

2. 学生本人签字的《学费退还明细表》；  

3. 《学费退还汇总表》；  

4. 银行进账单、支票、银行发放流水清单；  

5. 收支明细账、收支统计表等其他资料。  

（二）国家助学金材料  

1. 国家助学金授权支付到账通知书及资金下达文件等；  

2. 学生本人签字的《国家助学金发放明细表》；  

3. 《国家助学金发放汇总表》；  

4. 银行进账单、支票、银行发放流水清单；  

5. 收支明细账、收支统计表等其他资料。  

（三）中职资助卡办理证明材料  

中职资助卡学生签领表。  

第三章  学生资助档案的管理与归档  

第八条 学校学生资助档案所有归档材料（包括电子信息等）要求真实、完整，纸质档案书写符合耐久性要求，按年度、项目、年级、班级等排序整理装订，立卷装盒，并填写卷内目录。

第九条 学校纸质资助档案采用统一规格的档案盒保存，档案盒统一封面设计，在正面和脊面注明该册档案文件名称，包括学校、学期、项目、册号等（如××学校××学年×季学期国家助学金第×册），字迹要工整、清晰。

第十一条 受助学生信息档案还需扫描成电子文档保存，整理存档按《关于要求上报中职教育免学费和国家助学金政策学生申请资助佐证材料扫描件的通知》（粤开中〔2015〕2号）的要求实施。

第十二条 相关人员要定期对中职学生资助档案进行清理校对，对破损、变质的档案要及时进行修补复制。对缺损、修改、补充、移出、销毁的中职学生资助档案要分卷填好《档案检查及异动登记表》并附在盒内盒盖背面，《档案检查及异动登记表》主要注明档案盒内文件情况、说明立卷时间以及存储材料情况等。

第十三条 学校学生资助档案须实行专人专柜管理,中职学生资助档案材料的收集整理由学生科负责，交由学校负责人审阅通过后归档。中职学生资助档案经办人员工作变动或因故离职时应将经办的资助档案材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第十四条 学校学生资助档案存放场所要求有防火、防盗、防潮、防鼠、防虫等设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。

第四章  学生资助档案的利用  

第十五条 学生资助档案的提供和利用，必须严格遵守保密制度。学生资助档案不对外开放。上级相关部门根据需要可以查阅学生资助档案。查阅者不得丢失、损毁、涂改学生资助档案。

第十六条 受助学生要求查阅本人档案的，须经校学生资助工作负责老师同意。

第十七条 外单位查阅我校学生资助档案，须经学校资助领导小组批准，并办理登记手续。

第五章  学生资助档案的鉴定与销毁  

第十八条 各分校负责本校学生资助档案的鉴定工作。

第十九条 各分校不得擅自销毁学生资助档案。对保管期满的学生资助档案，分校负责老师应及时向校学生资助领导小组提交申请，获批后方可作相应处理。

第六章  附则  

第二十条 本办法由广东开放大学附属职业技术学校负责解释。

第二十一条 本办法自发布之日起实施。